Wer einen gößeren Pferdepensionsbetrieb mit eigener Landwirtschaft führt, kennt die Herausforderung: Der Alltag ist geprägt von vielen Beteiligten, vielen Informationen und einer Vielzahl an Abläufen, die ineinandergreifen müssen – vom Fütterungsplan über die Buchung der Reiteinrichtungen bis zur Abstimmung im Stallteam. Dabei entscheidet vor allem eines über die Qualität eines Betriebs: ob genug Zeit bleibt, sich wirklich um Pferde und Menschen zu kümmern. Genau hier setzte unsere Überlegung an, denn auch bei uns war die Verwaltung lange deutlich komplexer als nötig.
Ausgangslage vor der Digitalisierung: unübersichtliche Abläufe im Stall- und Reitanlagenbetrieb
Unsere Ausgangssituation bei unserer Betriebsübernahme 2022 war geprägt von einer Mischung aus digitalen und analogen Strukturen. Kunden- und Vertragsdaten lagen in einem großen CRM-System, das für die Bedürfnisse eines landwirtschaftlich geprägten Betriebs deutlich überdimensioniert war. Parallel dazu existierten Papierakten mit unterschiedlichen Vertragsvarianten, eine separate Excel-Tabelle für die Monatsabrechnung und eine davon getrennte Lastschriftverwaltung. Im Stall wiederum wurden Arbeitslisten handschriftlich geführt. Diese Vielfalt an Informationswegen führte im Alltag zu Missverständnissen, fehlender Transparenz und einer hohen Fehleranfälligkeit – sowohl im Stall als auch im Büro.
Eine maßgeschneiderte Datenbank-Lösung für unseren Reitbetrieb
Um unsere Abläufe zu vereinfachen und mehr Raum für die eigentliche Arbeit zu schaffen, haben wir uns für einen klaren Weg entschieden: eine schrittweise Digitalisierung, die genau auf die Bedürfnisse unseres Betriebs
zugeschnitten ist. Der erste Baustein war der Aufbau einer eigenen, kompakten Datenbanklösung auf Basis von Ninox. Mit ihr erstellen wir heute sämtliche Einstellerverträge einheitlich und nachvollziehbar, generieren die Arbeitslisten für das Stallteam automatisch und pflegen alle für das Tierwohl relevanten Informationen zentral. Dazu gehören Gesundheitsdaten der Pferde, individuelle Vorgaben zur Fütterung und Hinweise zum Führen – alles verlässlich und jederzeit abrufbar.
Mit der Zeit entwickelte sich die Datenbank zu einem umfassenden Werkzeug, das nicht nur den Reitbetrieb, sondern auch unsere Landwirtschaft abbildet. Aufgaben für Stallteam, Hausmeister und Landwirtschaft sind zentral organisiert, Verbrauchsmengen wie Heu, Stroh oder Hobelspäne können sauber erfasst werden, und alle Flächen und Gebäude sind in einem übersichtlichen Management hinterlegt. Durch diese klare Strukturierung sank der Personalbedarf für Verwaltungsaufgaben deutlich, was wiederum spürbar mehr Zeit für unsere Tiere, unsere Einsteller und die tägliche Stallorganisation bedeutet.
Komfortable und werbefreie Buchungen über unsere eigene Stall-App
Ein weiterer Schritt war die Entwicklung eigener Apps, die den Informationsfluss für alle Beteiligten deutlich vereinfachen. Unsere Stall-App, kostenlos für alle Einsteller und direkt mit unserer Datenbank verbunden, zeigt gebuchte Zeiten in Longierhalle und Führmaschine, informiert über Ansprechpartner, Hallenbelegung und Neuigkeiten auf der Anlage und ermöglicht komfortable Reservierungen. Nachrichten an das Stallteam oder Büro lassen sich thematisch sortiert verschicken, und im persönlichen Profil sind sämtliche Daten zu Pferd und Besitzer gepflegt – von Futtervorgaben bis hin zu Impfungen und den Reitbeteiligungen, die ebenfalls Buchungen vornehmen können, wenn es die Einstellerin wünscht.
Eigene App-Entwicklung für unser Team: Informationen dort, wo sie gebraucht werden
Für unser Team haben wir auf derselben Basis eine eigene App entwickelt, die seit Anfang Dezember in der täglichen Praxis getestet wird. Sie bietet eine klare Übersicht über den Wochenfokus der Teamleitung, aktuelle Dienstpläne und verfügbare Boxen. Offene Aufgaben werden in der richtigen Reihenfolge angezeigt, und über die digitale Boxeninfo stehen alle relevanten Informationen zu Pferden, Einstellern und gebuchten Services auf Knopfdruck bereit. Besonders hilfreich ist der „Spicker“, der für die Arbeitsbereiche Füttern, Misten und Führen kompakte, boxbezogene Hinweise liefert, damit jeder Mitarbeiter sofort weiß, worauf bei welchem Pferd zu achten ist.
Digitalisierung als Chance: Mehr Effizienz, mehr Transparenz und mehr Zeit fürs Tierwohl
Die Digitalisierung unseres Betriebs ist damit weit mehr als eine technische Modernisierung. Sie schafft vor allem eines: Freiraum. Freiraum für sorgfältige Arbeit im Stall, für eine bessere Abstimmung im Team, für persönlichen Austausch mit unseren Einstellern und vor allem für das Wohl unserer Pferde. Sie zeigt auch, dass Digitalisierung im landwirtschaftlichen Umfeld kein Gegensatz zu traditioneller Tierhaltung ist – sondern eine sinnvolle Ergänzung, die Abläufe zuverlässiger, transparenter und effizienter macht. Und sie beweist, dass passgenaue, selbst entwickelte Lösungen oft besser funktionieren als große Standardsoftware, weil sie sich genau an den Bedürfnissen des eigenen Betriebs orientieren.
